コロナ禍こそ問われるバックオフィス~これからの在り方~

ビジネス情報~社会人編~
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フロントオフィスとバックオフィス

「フロントオフィス」

フロントオフィスは顧客と直接対応することを中心にする部署・部門のことをいいます。

営業・販売・マーケティング・カスタマーサポートなどの業務に携わっている、いわゆる前線で働く部隊です。

「バックオフィス」

フロントオフィスに対して、バックオフィスとは企業などの組織において、事務・管理業務などを担当し、顧客に直接対応するフロントオフィスを支援する部門のことをいいます。

顧客に直接に関与する機会が特になく、顧客に接する部署や部門のサポートがメインの業務となり、人事・経理・総務・情報システム管理部門などの間接部門で働く、いわば後方支援部隊ともいえるでしょう。

簡単にいうと会社が当たり前に回る、そんな役割を担っているのが「バックオフィス」です。

それぞれの役割を果たすこと

そんなバックオフィスで働く方々も、決して好きなことを仕事にしている人ばかりではありません。

決して売上に貢献している仕事とはいえず、バックオフィス特有のジレンマに陥りがちな私たちの業務。

お客様にありがとうを言われるわけではなく、社員からも当たり前を求められる、地味ながらも結構しんどい仕事だと思っています。

バックオフィス側ではフロントオフィスの業務が輝いて見える(隣の芝はなんとやら)なんてこともしばしば。

片やフロントオフィス側も、営業のノルマであったり、外回りがほとんどないデスクワークのみの生活を羨ましがられる場面も!?(個人差がありますが)

どちらも優劣をつけるわけでもなく、同じ会社の歯車としてそれぞれの役割をきちんと果たすことで会社は平常運営が保たれているのです。

人事部門

人事部門はその名の通り、社員の人事に関わることを行っています。

また会社の規模にもよりますが、会社の運営の中核を担っていることもある重要な部署となります。

・経営理念、戦略の決定
・人事制度の策定
・役職や等級の決定
・評価の実施(人事考課)
・給与、昇給に関する業務
・社員の人事異動の最終決定

経理部門

一言で表すなら「会社の金庫番」

経理部門は主にお金の管理を中心とした仕事をしています。

支払いルールを定め、取引先・経費・税金など、遅延することなく支払われ、売上を回収し、会社の資金が平常に回っているのは経理部門のおかげです。

また経営層への経営報告という役目を担っており、重要な業務を行っています。

・現金、預金管理業務
・備品、固定資産管理
・実地棚卸(材料等)
・決算書作成業務(月次・四半期・中間・年次)
・予算実績管理
・償却資産、法人税等申告業務、
・経営層への報告
経理部門のやりがい・求められるもの~バックオフィス経理編~
経理部門のお仕事 経理の仕事といえば「お金」を取り扱うことがメインの仕事になります。 とはいえ、給料を現金で支給していた昭和時代とは違い、平成20年以降から令和にかけて「非現金化」が加速、今では旅費なども振込で支給されるのが一般的となっ...

総務部門

一言で表すなら「会社のなんでも屋さん」

総務部門は主に労務管理やオフィスに関する様々な業務、社員の福利厚生に関する仕事をしています。

勤怠~給与、会社の社内規程、オフィス管理、物品調達など幅広い業務をしており、表舞台に立つことは少ないかもしれませんが、社員が平常に働ける環境を整え・支えることがメインの業務となります。

・電話応対、来客応対
・郵便、宅急便などの配送事務
・福利厚生関係事務
・備品、事務用品、消耗品費の調達
・オフィス、事務所などの管理
・株主総会や社内のイベントの準備や運営
・社会保険手続き
・就業規則等の規定の整備や改定
総務部門のお仕事「やりがい・求められるもの」~バックオフィス【総務部門】~
総務部門のお仕事 一言に総務の仕事といっても幅広い業務があります。 企業などの組織においての総務部門が担う役割は、社員が働きやすい環境を整えることや業務を円滑に進めるといった職場を作ることです。 また、近年はコンプライアンス(法令遵守...

情報システム管理部門

今やPCやネットワークがないと会社は成り立ちません。

システムの構築やセキュリティ対策や、ヘルプデスクとしての対応などITの進化により情報システム管理部門の重要度はより高まっています。

情報システム管理部門は今日も会社のネットワークを守っています。

・基幹システムの構築や保守対応
・社内のPC関係のヘルプデスク
・PCやサーバー等の調達
・情報システムのセキュリティ対策
・情報セキュリティマニュアル作成

問われているバックオフィス業務

コロナ禍で社会全体の仕事の在り方が変わってきている中、バックオフィスの業務も当然ながら知識やスキルが問われています。

IT化、システム化、電子化、そしてコロナ禍によるリモート環境の急速な配備。

様々な便利ツールが台頭してきている中、バックオフィス業務の多くの「作業」は自動化への変化が著しいです。

※作業・・・ルーチンワークを言われた通りにこなすこと

これからはバックオフィスについても、「作業」を自動化し、「仕事」の割合を増やしていくことが重要かつ必須となってきています。

※仕事・・・指示されたことをこなしたうえで、さらに自分なりの工夫を施していく
      「作業」+「改善」

いかに会社に存在する課題を解決し、よりシームレスな経営を実現することが求められてきている中、効率化ツールを利用し、増えた時間を効率よく使っていけることが課題となってきています。

※シームレス・・・縫い目や垣根がないという意味で使われる。
         異なるサービス間で垣根をなくすこと

自分たちで作っていくバックオフィスへ

これまでは会社の方針や上司の指示によりバックオフィス業務は進められてきました。

日々淡々とこなしてきたルーチンワークはクラウドサービスツールの導入や業務のアウトソーシング化が進んでいけば減っていく業務であり、「バックオフィスの在り方」は変わってくるのではないかと思われます。

業務量が減り、不要と判断されれば人員の削減ということになればバックオフィスで働くことも難しくなってくる人も出てくるでしょう。

自らが会社をコンサルしていく、自主的に改善を提案できるような人材になれるよう意識を持ち、決して指示待ち人間にならぬように日々勉強・努力をしていく必要があります。

これからはバックオフィス側からよりよい会社への提案をしていけるよう、しっかりと取り組んでいきましょう。

バックオフィスの意識改革
 ・専門的なことは外注をする(士業の活用含む)
 ・業務効率化支援ツールを導入し、作業を減らす
 ・仕事の時間を増やし、会社への貢献を考える
 ・自分の会社をコンサルしていく
 ・もっともっともっと勉強をする(社会人こそ勉強)
 ・すべてのこぼれ球を拾う(改善するきっかけを探す)
 ・落ちそうなものに気づく(未然に防ぐ)
 ・何ができるかではなく、今、私にできることを日々問い続ける
 ・仕事の目標や軸をしっかりと持つ
 ・キャリアプランを若い頃からしっかりと持つ

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