総務部門のお仕事「やりがい・求められるもの」~バックオフィス【総務部門】~

ビジネス情報~社会人編~
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総務部門のお仕事

一言に総務の仕事といっても幅広い業務があります。

企業などの組織においての総務部門が担う役割は、社員が働きやすい環境を整えることや業務を円滑に進めるといった職場を作ることです。

また、近年はコンプライアンス(法令遵守)、CSR(企業の社会的責任)、SDGs(持続可能な開発目標)、LGBT(セクシュアルマイノリティ)、一般事業主行動計画(女性活躍推進等)など、企業は様々な対応を迫られており、それに対応する制度を作っていくのも総務の役割であることが多いです。

会社の規模などによって多少違うところはありますが、総務の仕事は下記のような業務があります。

 〇電話応対、来客応対
 〇郵便・宅急便などの配送事務
 〇福利厚生関係事務
 〇備品・事務用品・消耗品類の調達
 〇オフィス・事務所などの管理
 〇株主総会や社内のイベントの準備・運営
 〇就業規則や各種規定の整備・改定
 〇社会保険手続き
 〇労務管理・給与計算事務
 〇年末調整事務

挙げたものの他にも幅広い仕事をしなければならず、便利屋という表現が当てはまる場面も多々あります。

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必要な資格やスキル

総務の仕事をするに当たってなければならない資格やスキルはありません。

誰にでも就くことができる仕事です。

だからといって簡単にできるというわけではなく、向き・不向きはありますので誤解のないようにお願いしますね。

資格について

必須な資格などがないとはいえ、無知のままずっと業務をするというのはオススメできませんので、ステップアップのため、取得しておいた方がいい資格もあります。

 〇ビジネス実務法務検定
  バックオフィス業務だけでなく営業に関する職種などで必要な法律知識の取得・証明ができる

 〇給与計算実務能力検定
  社会保険の仕組みや労働法令、所得税・住民税等の税法などの知識や実務遂行力を測れる

 〇簿記
  経理部門が別な場合もあるが、お金の動きを知ることで、他部署との円滑な業務が行える

 〇秘書技能検定
  まさに総務部門が持っていた方がよい資格、「人柄育成」を目指している資格です。

 〇社会保険労務士
  資格取得は難しいものの、労働保険法などの主要な法律を勉強することが可能です。

 〇衛生管理者
  労働者の健康障害を防止するための環境・衛生教育などの管理者となることができます。

 〇キャリアコンサルタント
  キャリアコンサルティングを行う専門家。バックオフィス業務の管理部門にオススメの資格。

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スキルについて

必須な資格はないとはいえ、総務部門は人との関わりがバックオフィス業務の中でも多いのが特徴です。

「コミュニケーション能力」は高い方が望ましいです。

「気遣い」ができる人が望ましいです。

「広い視野をもつ」ことができる方が望ましいです。

他部署との関わりに対応できる人、またさりげない気遣いができる人、周囲の動きや変化に気づける人は総務として活躍しやすいです。

やりがいはあるのか?

やりがいはある!と言えます。

なんといっても会社を支える中心の部署・業務にあたります。

人事の部署も中心の部署と捉えがちではありますが、人事はどちらかというと会社の「構成・策定」といった部分にあたり、総務の部署においては会社の「運用」といった部分にあたります。

正直に言うと、なんで自分がこんなことをしなければならないの?といったような仕事までしなければならないこともあります。

それでも、感謝される場面も他のバックオフィス業務より多いと言えるため、やりがいを感じる場面もあるでしょう。
(ほんとに陽の当たらない部署もあるんです、これが)

バックオフィスとの連携

総務部門の仕事だけでは会社は回りません。

小さい会社では少人数でバックオフィス業務全体を担当している方もいらっしゃるかもしれませんが、ほとんどの会社では複数の部署に分かれ業務を行っています。

そのため、人事部門・経理部門・広報部門・法務部門などといったその他のバックオフィス業務との連携が欠かせません。

より多くの方とかかわりが持てる業務だからこそ、会社の全体の様子や雰囲気を感じることができます。

そういった連携を意識して仕事することで、よりいい業務ができ、またいい関係を築くことができるでしょう。

業務効率化ツールの導入

現在のバックオフィス業務は大きな変革期を迎えています。

コロナウイルス拡大により、在宅勤務やテレワークなど働き方に大きな影響を与えたため、紙ベースの業務から電子化への業務に一気に加速しました。

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これからの総務部門の働き方

コロナ禍で総務部門の業務も大きく変わろうとしています。

そしてAIの導入が進むにつれ総務部門を含めたバックオフィス業務の多くの単純作業は電子化・オンライン化が進み、それによって大きく立ち回りを替えざるを得ない仕事であることは間違いありません。

しかし、だからこそ基本に返りよりよい会社にしていける、将来を見据えた仕事ができる人間が求められていると思います。

このコロナ禍のピンチをチャンスに変えることができるよう、日々取り組んでいきましょう。

そして、現場の方々やフロントオフィスのメンバーと共に、よりよい会社にしていけるよう、我々バックオフィス側も支え、盛り上げていきましょう!

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